Virtual Internship: the Best Choice at the Worst of Times?

撰文:MWYO青年辦公室 高級研究員 黎卓然

在新冠肺炎疫情衝擊下,大部分國家市民的生活備受影響,大多留在家裡,阻止疫情擴散。平日實體的學習及工作變得困難,但不代表要完全停頓,虛擬世界就成為後備方案的首選,來繼續日常的運作,例如學校在網上開課、職業博覽會改為網上舉行、公司在網上開會和招聘等。這段時間,很多人會在家學習及工作,而一向暑假是實習的高峰期,不少企業正討論可行的方案,除了延期或取消之外,於非常時期,虛擬實習是否一個相對有效的另類選擇呢?
 

企業關注虛擬實習的可行性

疫情爆發之前,虛擬實習已經存在,並不是隨着疫情而開展的新模式。虛擬實習最容易令人聯想到的好處就是方便,只需要一部連接到網絡的電腦,隨時隨地都可以完成工作。其次,某些提供虛擬實習服務計劃的諮詢公司,都會以打破地域的界限為賣點,跨國公司及實習生可以遙距地共事。這些優點都是從流動程度方面出發,便利雙方認識及合作。

事實上,因應是次疫情的影響,會有更多企業關注虛擬實習的可行性。外國有招聘公司做了一項問卷調查,訪問了22間金融機構,當中有12間會考慮虛擬暑期實習,其中四間表示整個實習會完全以虛擬模式進行,其餘八間會先以虛擬模式開始,及後會視乎疫情發展,適時轉回傳統的實體模式。

企業選擇虛擬實習作為後備方案與否,究竟有甚麼考量呢?要得到答案,我們或許可以先回歸到最起始的問題:虛擬模式能否達到實習本身的預期目標?從而我們對於評估虛擬實習的有效程度,也許會找到一點端倪。
 

企業和實習生欲透過實習接觸和了解彼此

MWYO上年已經着手籌備暑期實習計劃,擔當聯繫學校與企業的橋梁,為此我們於今年三月時,特意訪問了三位企業的相關負責人(包括人力資源部門及相關部門的主管)和六位中六學生,其中有些問題就是旨在了解他們雙方對於實習的期望。從企業的角度看,在策略上,他們希望做到更有效的人才招聘,譬如可以早一步接觸到人才,並期待畢業後實習生會選擇他們公司去開展事業。另外,公司亦可運用約兩個月的實習時間,觀察及評核實習生的工作態度及技能,再決定他們是否公司所需人才。此外,基於履行社會責任,受訪者覺得都有義務去給予年青人多點學習的機會。

至於參與實習的學生,他們期望可以接觸不同背景的人、學多點不一樣的技能、熟習職場環境,以及了解各行各業的情況,這些經驗對於日後讀書及工作都有幫助。如果適合的話,他們也希望得到日後全職或兼職受聘的邀請。總括而言,雙方的期望離不開兩個主要範疇:「接觸面」與「彼此了解」。
 

虛擬實習接觸面廣,但無助彼此了解

在「接觸面」上,虛擬實習可能比傳統實習更加優勝,正如前文所述,虛擬世界是可以打破地域的限制,海外的企業可以找到不同國家的學生參與實習,如香港企業採用虛擬實習,則可招聘非本地居住的實習生。無庸置疑,虛擬實習可以很有效地達成「接觸面」的目標。

不過,問題可能出現於「彼此了解」的目標上,虛擬實習未必比傳統實習更加有效。簡單舉例,公司部門要全面了解一位實習生的品行、工作態度及技能,單從每星期一兩次的視像會議,或從他完成的工作中,是很難做到的。我們或許會懷疑那份工作是否他本人完成?他會議時的談吐與實際面對面時的待人接物,會否不一樣?

實習的其中一個功能,就是讓公司消除這方面的疑慮。其中一位受訪者提及,曾經有一位面試時表現卓越的學生,但最後他的工作態度很有問題,影響其工作表現,最終部門對他的評價是很差劣的。所謂日久見人心,不是身處在實體工作間長期合作和溝通,是很難確實地去認清一個人,意思不是於短短的實習期間,就一定可以充分認清得到,但相對於虛擬世界,或許會更為有效。
 

虛擬實習不是完美,但不應被摒棄

除非該實習公司原本已是透過虛擬辦公室運作,又甚或該公司的業務性質是以虛擬世界為主,例如網上銷售、互聯網設計、線上顧客服務等,否則學生要了解真實的工作環境,以及體驗該行業的實際情況,虛擬世界是難以提供的,真實的工作場所與虛擬的世界,可以是兩碼子的事。

簡單來說,在規定朝九晚六的辦公室工作,與在家彈性地任意規劃工作時間,已經是不同的經歷,就算要求實習生坐在家裡朝九晚六地工作,這份體驗與將來全職工作的情況一定是不一樣。如果是酒店行業,須接待客人,就更加難以用虛擬模式來替代。因此,在企業與實習生的「彼此了解」這目標上,虛擬實習可能會較為遜色,尤其是着重實體工作間的行業。

雖然虛擬實習有其弊處,但我們不是建議完全摒棄不用,也不是鼓勵學生拒絕參與,何況虛擬實習藉是次疫情迅速備受關注。在疫情衝擊下,有企業取消實習計劃,也有減少實習人數的情況,是相當可惜的事。因此,我們鼓勵企業積極考慮虛擬實習模式的可行性,至少期盼實習計劃不需要被取消或減少參與額度,並讓雙方在虛擬實習中盡量達到預期的目標。
 

如何執行有效的虛擬實習?

要決定以虛擬實習模式繼續推行實習計劃,首要考慮的是公司部門的工作種類。一般來說,可以運用電腦完成的工作為佳,例如行政相關、研究及數據處理、設計等,但需要較為前線工作的就不太適宜,例如顧客服務、銷售、活動策劃等。至於業務性質,則不會有太大限制,因不同行業或多或少都會涉及以上某些工種,可以作為虛擬實習的工作安排。不過,最終的可行性,則要視乎個別公司的情況而定。

因應今次疫情爆發,有公司安排員工在家工作,這也是一個經驗,讓僱主及部門主管了解到如何在實體工作間以外,有效地完成日常工作。這也有助決定是否適合執行虛擬實習,並如何作出安排。

如果確定適合執行虛擬實習,我們會建議負責人在設計上可多作功夫,例如加入「學長計劃」的元素,安排一位專責同事,作比較多的網上接觸與交流,緊密地跟進實習生的工作及學習進度;又或者可安排實習生與更多職員合作,參與更多不同類型的工種,負責人盡可能收集更多回饋資料,以便了解其不同面貌。如情況許可下,負責人亦可考慮讓各實習生分批回實體場所工作一兩天。
 

實習生要努力善用實習時間

至於實習生方面,則更講求積極與自律的心態。他們可以更積極地要求參與更多工種,不時在網上請教各同事及詢問意見,也與其他實習生多交流經歷與體會。另外,實習生需要更多自律,在實體工作場所以外,也要求自己堅守上班時間,並處於一個工作的狀態,保持與相關同事溝通,盡可能體會工作的實際情況。

期盼在疫情下,實習仍然可以繼續進行,畢竟對於企業及學生來說,實習的經驗都有非常重要的意義與價值。企業可認真考慮設計更多具質素和多元化的虛擬實習職位,並在可能的情況下,配合實體學習,讓香港青年有更多職場體驗的機會。
 

2020年5月8日原文刊於《信報》