Management Should Keep Balance Between Efficiency and Employee Satisfaction When Offering Work-from-home Option

受新冠肺炎影響,社會幾乎進入停頓狀態,要令公司能繼續運作,政府以至不少企業由二月初起推行及鼓勵「在家工作」,讓員工避免遇上人多擠迫的情況,減低受感染風險;但如何令同事在家工作仍能保持工作效率,或許是一眾老闆最擔心或憂慮的問題。
 

提升工作效率 減省開支

對於老闆的疑慮,資深獵頭顧問張慧敏(Son姐)坦言,若老闆會擔心員工在家閒着沒有工作,表示老闆並沒有清楚掌握自己員工的工作。Son姐續指,「『在家工作』很容易就見真章,因為我看不到你,但我看到的是你交出來的功課,及你用了多長時間去完成。」

許多人或會認為「在家工作」得益最多的是員工,但Son姐卻指「在家工作」最「著數」的是老闆,因為他只需要用一段時間,查看同事完成的工作,連辦公室也不用回,可以減省了很多開支。
 

管理層和員工雙方有責

有人提出「在家工作」可以令同事有更高的工作效率,事實又是如何?Son姐明言,當你是計算員工生產力而非工時,確實能令同事更快完成工作,因為他能自行安排時間,有更大原動力盡快完成工作。香港科技大學學務長辦公室輔學課程主管Helen就認為,要保持工作效率,管理層和員工都有責任;「年輕的可以主動一點;而負責管理的人,亦要清晰地告訴他們(年輕員工)管理層的期望是甚麼。」

一間公司的成功是要軟硬件同時兼備,人固然重要,但環境因素亦不可或缺,Helen指出,成效不單止靠「人」,同時亦要看「環境」,所以要保持「在家工作」的工作效率,管理層亦需要先了解同事的不同情況和預計會遇到的困難,從而幫助同事解決難題。
 

老闆要先信任員工

那麼到底要怎樣管理同事,此乃一大學問。作為theDesk 聯合創辦人許飈(Thomas)認為只要大家的目標和價值觀相同,應給予員工最大的自由度,讓同事「蛇王」也絕非壞事,因為同事在「蛇王」過後都會有內疚感,會想如何「追數」。Thomas明言,其實老闆和同事之間的互信是很重要,而要建立互信,「僱主要先行一步,不要先有一個假設是員工偷懶。」同時,Thomas認為,「僱主或上司不用建立一個覺得自己甚麼都懂的形象,有時候願意將自己的弱點或者困難讓下屬知道,會令下屬更願意幫助你去做一些事情,這才是真正的 team work。」

而對於年輕員工,很多人會認為他們好動、年輕、工作能力不及經驗豐富的人,Thomas則認為,「現在的年輕人,只要你找對方法去引起他們的興趣,你可能會得到意想不同的效果。」 這樣看來,在家工作看似有很多好處,但畢竟這只是權宜之計,Thomas坦言,在家工作未必是一個最理想的工作環境,否則A.I.也可以取代我們。今次疫情無疑會影響不少公司的生意和發展,老闆及管理層亦應該藉這次危機重新整理公司的管理方法,審視應如何與年輕員工相處,使公司能有更佳的工作氣氛,從而提升工作效率。
 

2020年3月9日原文刊於《Oh!爸媽》