Get Well-prepared for Virtual Internship amid COVID-19 Pandemic

撰文:MWYO青年辦公室 高級研究員 黎卓然

新冠肺炎疫情衝擊下,應屆畢業生尋找工作困難,這不安感覺蔓延至仍在求學的學生。有中學生坦言不知疫情對經濟的打擊會有多久,擔心數年後的求職情況,原本只專注學業,現在也開始計劃未來就業的發展。
 

軟技能成各地討論焦點

疫情下青年失業是國際問題,外國有專家討論學生過渡到職場(school-to-work transition)有否充足準備。這涉及適應外界轉變的能力(resilient to changes),意思是面對如疫情導致大環境變遷下,仍能夠逆流而上。學徒訓練(apprenticeship)就此成為熱話,訓練重點則放在軟技能上,如學習能力、溝通技巧。多年前起,瑞士學生小至15歲便可接受學徒訓練,疫情促使社會增加對這類項目的關注。

香港應借鑑為中學生提供類似培訓軟技能的機會,尤其是給予成績一般學生,使他們預早為就業作準備。今年六至八月期間,MWYO青年辦公室舉辦企業實習計劃,23位參加者是應屆中學文憑試的考生,被分派到10個行業去體驗,從而了解和改善自己的軟技能。檢討計劃後發現普遍實習生初步掌握職場軟技能,僱主也認同他們擁有一定的軟技能,如主動積極的工作態度、良好的學習能力,和能夠根據指示完成工作。但實習後期出現第三波疫情,影響原先安排,或多或少影響其表現。
 

實體變虛擬 困難始浮現

部分公司因應疫情安排在家工作,導致某些實習生在實體場所的時間由兩個月縮短一半,變相轉為虛擬實習。首當其衝的是減少與職場人士交流及合作的機會,始終在家工作很難維持同事間的互動,比不上在辦公室即時對答方便,也不能觀察同事如何工作,從中偷師。再者,實習生工作變得獨立,欠缺團隊合作的訓練。他們與上司只能依靠其他通訊方法溝通,可能要等很久才有回覆,甚至因上司太忙而忘記跟進。

工作種類及工作量是另一問題,即使實習生願意遵守保密原則,上司亦不放心讓他們將機密文件帶離公司,因此有些工作未能在家處理。此外,上司有時懷疑實習生的自律性,往往不想交託太過趕急或較困難的工作。又或可能難於遙距溝通,也太花時間跟進,令上司不願安排實習生未接觸過的工作。其餘原因包括部分工作需用到公司電腦系統,在家不能處理,而公司也難掌握實習生家中設備配套。各種阻礙下,實習生只能處理簡單工作,也有更多時間賦閒,難有較真實的職場體驗。

某些前線服務業不能安排在家工作,實習生仍要每天上班。雖然他們沒有遇到前述的在家工作問題,但其職場體驗仍受影響。最明顯的是因顧客減少,一些服務被迫取消,導致他們無所事事的時間增多。儘管上司刻意安排工作給他們,免得浪費時間,但大多只是簡單工作,如處理雜物、量度體溫,減少所學東西。
 

疫情突轉差影響雙贏

如實習生表現卓越,學有所成,公司也得益。他們尤如未來人力資源的寶藏,越早接觸他們,就越大機會招攬為公司的全職員工。可惜,疫情下的突發安排影響上司對他們的評估,他們亦少了機會更深入了解該公司是否長遠發展的好地方。若實習計劃未能靈活應對疫情,對雙方都會構成負面影響。

有見及此,筆者建議公司及籌備實習的人員預早制訂後備方案,甚至有隨時轉為虛擬實習的準備。長遠來說,虛擬實習或會漸趨普及,公司須累積擬訂及實踐虛擬實習的經驗,以裝備未來人才招聘策略。

有外國文獻指出籌備虛擬實習可分三個階段:實習前、實習中和實習後。實習前,公司須作內部準備,員工宜先達成共識,更可培訓職員專責處理實習生的問題。實習時,公司須採取有效的溝通方法及回饋機制,且儘量安排團隊合作的機會。情況許可下,公司也可讓實習生回實體場所數天。實習後,公司和實習生宜交流意見,讓雙方作出改善。
 

疫情下也不可放棄職場學習

雖然虛擬實習可透過周詳的前期計劃達到預期效果,但實體工作體驗絕對有其價值,再者日後實習生仍有較大機會在實體場所工作,故此虛擬加實體的混合模式是比較理想的安排。

參考今次舉辦實習的經驗,筆者發覺實體與虛擬實習可並存,前提是有準備充足的計劃。首先,公司可先了解實習生家裏的配套是否齊全,如電腦裝置及上網速度,再計劃工作安排,如預設固定的溝通時間、準備適宜在家工作的項目清單。公司也可安排專責同事負責定時跟進實習生的進度及感受。此外,人手調配上可用輪班制,減少實體場所人數,儘量安排實習生每周回公司工作一天或半天,即使不能長時間在實體場所工作,也可安排回公司一至兩小時的交流時間。

雖然今年疫情衝擊巨大,各行各業都舉步維艱,唯公司都要為到長遠人才招聘作準備;同時社會不應放棄創造學生在職場裝備軟技能的機會,因為這對他們日後的事業發展影響深遠。筆者冀望社會各界攜手合作,提供最好的職場體驗給學生們,培育職場需要的人才,達致雙贏局面。
 

2020年10月24日原文刊於《香港經濟日報》