What Pressing Questions About the Workplace Do Interns Have?

撰文:MWYO青年辦公室 社區及外展副經理 陳凱穎、研究員 陳朗軒

近年政府積極推動生涯規劃,不少學生透過實習計劃初嚐上班滋味。可是,他們由校園過渡至職場並不容易。年輕一代的價值觀及處事手法跟年長一輩大相逕庭,於工作時碰壁似乎在所難免。

今年暑假,MWYO安排了一批中六學生參與暑期實習計劃(下稱計劃),過程中發現他們在辦公室遇到不少困惑,但又不敢直接詢問上司或同事。由於未能適應職場文化,有學生更向我們表示,「當學生實在太幸福了」,「我還是好好享受餘下校園的生活吧」。到底這班「職場初哥」遇到哪些煩惱?他們對工作有甚麼期望落差?人力資源顧問及公司管理層又有哪些回應?
 

上司說我不夠主動?

有實習生表示期待於這兩個月學習該行業的專業技能,然後一展所長,但卻經常被安排看似不起眼和次要的工作,上司更希望他們自行裝備相關知識。與此同時,實習生認為即使常主動向上司查詢有甚麼可以幫忙,上司依然覺得他們不夠主動,令其感覺被忽略,亦對自己的工作能力存疑。

有受訪的人力資源顧問坦言,實習生無須期望短時間內有豐功偉績,反而應藉此機會體驗工作環境、建立人際網絡及提升職場軟技能,同時發掘對行業的興趣。有公司管理層亦回應,每項工作任務就像考試科目,甚至比考試更嚴厲:要持續每科取得佳績,才可獲取上司和同事的信任,繼而給予更多職務。

就主動性而言,受訪公司管理層指出實習生不應抱持「我甚麼都不懂,你要教我」的心態,反而應預先了解行業需求,再思考要學習甚麼。除了經常詢問工作安排,實習生應主動向上司匯報工作和困難,讓其掌握實習生的進度和需要,從中建立互信。若實習生沒有於事前裝備好自己,亦忽略了匯報的過程,上司難以分配任務,只令實習生感到被投閒置散,未能投入實習過程。

筆者明白實習生初入職場,對工作滿腔熱血,充滿期待,但他們需理解自己於工作上毫無經驗,要從根本學起,而每一個工序都是增進技能的機會。更主動學習、積極參與和與同事、上司溝通,將令實習生更快熟習工作範疇。同時,若上司能為實習生安排有意義和具挑戰性的工作,讓他們時刻有機會學習和不斷嘗試,他們定會保持對工作的熱誠。
 

上司質疑我的工作態度?

不少實習生初次踏入職場,未能熟悉其文化。舉例說,實習生有時工作量不多,而且已完成上司編配的工作,故認為空閒時玩手機或做私人事務的問題應該不大。另有實習生表示,每天上班首15分鐘大多是熱身狀態,而且住所距離工作地點遠,希望上司可以體諒偶爾遲到的問題。有實習生覺得星期一至五的全職工作令私人時間減少,因此犧牲睡眠時間,維持原來的社交生活,結果令翌日上班顯得疲憊,影響工作表現。

實習生的工作態度有時令人力資源顧問及公司管理層感到頭疼,因為他們尚未理解上班與上學的不同。受訪者解釋,實習生獲取的薪金與付出的努力須成正比。他們選擇了參與實習,就要肩負員工的責任,在上班時精神奕奕,對工作負責任,把每件事情盡力處理好。學校要求學生恪守各種規則,如準時上學、上課時專心自律等,職場也同樣需要,甚至更為嚴格。全職員工平時加班,翌日遲一點上班也情有可原,但大部分實習生不會被安排超時工作,故期望他們守時亦合理不過。

筆者了解不少實習生認為全職員工也有遲到上班,忙裏偷閒,精神欠佳的時候,繼而有感公司對實習生要求過於嚴苛。然而,公司對實習生的要求較高,是出於希望他們在短時間內學習正確的職場規矩,於將來的全職工作時秉持應有的工作態度,嚴以律己。另外,實習生亦要明白,全職員工的表現及態度最終會在內部評核報告中反映,直接影響其薪金加幅或職位升遷,故無需作比較。
 

我該如何與上司溝通?

職場上講求有效溝通,而部分實習生未能明白辦公室的溝通文化,間中出現誤會。他們難以理解為何有些工作很容易處理,卻往往要花很多時間於會議討論。再者,有些事情已在口頭上作實,其後又要以電郵確認,此繁複之舉令實習生覺得職場上的信任很薄弱。就此,人力資源顧問提醒實習生,職場上不少事項需要不同部門共同決策才能落實,透過會議了解各自的限制和看法,才能得出處理方案。各公司和部門或會因利益而改變初衷,所以口頭承諾不夠可靠,須以文字紀錄去保障大家利益。

此外,實習生常見的煩惱是如何跟上司相處,特別是較為嚴厲的上司。實習生怕說錯話令上司對自己印象變差,又怕被上司責罵是出於他針對自己。人力資源顧問及公司管理層認為實習生無需過慮,只需保持禮貌則可,切勿以為上司嚴肅不友善,就連打招呼這些基本禮儀也逃避。實習生亦不應投其所好,花時間「擦鞋」討好上司而對工作疏忽。這不但未能獲上司欣賞,更讓同事反感。再者,上司有時嚴格也是關心實習生的表現。上司職務繁重,大可忽略實習生,但他願意花時間指導,目的是希望實習生從中學習。

辦公室內有不同年齡層的員工共事,價值觀和處事方式分歧乃正常不過。上司與實習生有年齡差距,對彼此的想法不太理解,容易有磨擦及誤會,故實習生與上司應加強溝通,讓實習生了解上司的要求和期望之餘,也讓上司了解實習生的想法和面對的挑戰,培養工作上的默契。
 

校園過渡至職場的準備

實習生第一次投入職場,離開校園的庇蔭,過程中或遇到重重難關。他們即使整體表現良好,心態上還未能適應,有時被上司責備更感沮喪。但這畢竟是實習計劃的原意:讓實習生看見職場最真實的一面,從錯誤和體驗中學習,好讓他們將來全職工作時,對處理辦公室的各種挑戰得心應手。例如在工作態度和主動性方面,實習生初入職時期望上司像老師般從旁指導,給予完整明確的指示。不少上司的確理解實習生的職場經驗儼如白紙一張,難以短時間內對工作瞭如指掌。但於實際的職場環境下,上司更重視員工主動解決問題,以細心觀察及獨立思考完成工作,建立在工作上的互信和默契。

實習生透過工作體驗學懂職場的遊戲規則,與同事建立良好合作關係,偶有不足也是學習過程的一部分。實習生不少困惑皆因與上司和同事的溝通不足而引起。因此,如上司和同事能多從實習生的角度出發,聆聽他們對工作的疑惑,實習生便有動力繼續改進及學習。再者,對企業來說,實習計劃不單是社會責任,更是招聘策略的重要一環,讓公司儘早吸納和培訓年輕人才,令將來有更多富有經驗而熟悉公司文化的年輕員工。
 

2020年10月6日原文刊於《信報》